Laut einer Studie von Barco ist ein hybrides Arbeitsmodell die attraktivste Alternative für Mitarbeitende. Drei Tage im Büro und zwei im Homeoffice ist die in den meisten Studien ermittelte optimale Aufteilung, um das Beste aus beiden Welten zu verbinden. So stabilisieren Sie soziale Kontakte und eine leichtere Zusammenarbeit auf der einen Seite und ermöglichen Flexibilität und Freiheit auf der anderen Seite.
Wie Sie Ihr persönliches Modell am Ende genau gestalten, kommt letztendlich auf Ihre Unternehmenskultur und -ziele an, die Sie mit dem hybriden Arbeitsmodell erreichen wollen.
Um das hybride Arbeiten im Team erfolgreich umzusetzen, muss jedoch eine ganze Menge beachtet werden. Die folgende Checkliste soll Sie bei der Bewertung ihrer persönlichen „Hybrid Readiness“ unterstützen:
Checkliste für hybride Teams
1 Erwartungen klären
Schicken Sie Ihr Team nicht einfach zurück ins Büro, während andere im Homeoffice verbleiben. Managen Sie Ihr hybrides Team aktiv: Klären Sie gemeinsame Erwartungen, wie die nächste Zeit organisiert wird und halten Sie wichtige Punkte fest, z.B.
- welche Tools genutzt werden
- welche Meetings für wen verbindlich sind
- was man bei plötzlich auftretenden Problemen tun kann
- wie der Informationsaustausch stattfindet
- generelle Kommunikationswege und wie Jede/r informiert bleibt
- wie Arbeitsergebnisse dokumentiert und geteilt werden
Schaffen Sie gemeinsam mit Ihrem Team Guidelines in Form eines Team Agreements. Dort wird vereinbart, wie Ihr Remote Team am besten zusammenarbeitet, welche Rollen und Verantwortlichkeiten es gibt, welche Informationen wie auf welchen Kanälen geteilt werden sowie welche Tools und Kommunikationswege für was eingesetzt werden. Wenn ein solches Team Agreement vom gesamten Team verabschiedet wird, besteht ein hohes Commitment, und grundlegende Fragen sind im Vorfeld geklärt.
2 Klare Verantwortlichkeiten
Gerade, wenn Teammitglieder in unterschiedlicher Häufigkeit präsent sind, sollte transparent sein, wer im Team wie eingesetzt ist, damit kein Chaos entsteht und wichtige Aufgaben nicht liegen bleiben. Da die Rollenverteilung jedoch im Arbeitsalltag meist nur sporadisch vorgenommen wird und schnell untergeht, hilft es, die Teamaufstellung mit der entsprechenden Rollenverteilung für jeden zugänglich zu visualisieren.
- Wer vernetzt das Team nach außen?
- Wen kann man fragen, wenn kreative Ideen gesammelt werden?
Mit einem Blick auf die Teamaufstellung wird sichtbar, wer im Team bspw. “Vernetzer” oder “Innovator” ist und bei bestimmten Herausforderungen am besten weiterhelfen kann.
3 Arbeitsinhalte und Kommunikation
Teilen Sie die anstehenden Herausforderungen in klare überschaubare Aufgaben auf und definieren Sie für jede Aufgabe das gewünschte Ergebnis, die Verantwortlichkeiten und den Zeitplan, damit Sie effektiv delegieren können und jeder im Team eigenständig arbeiten kann.
Sind zu häufige Nachfragen untereinander im Team notwendig, verlangsamt dies das komplette Team. Gerade in hybriden Team-Settings verursacht jede digitale Nachricht gewisse Störungen. Auch trauen sich zum Beginn der hybriden Teamarbeit nicht alle Mitarbeitenden, die digitalen und realen Kommunikationskanäle in gleicher Form zu nutzen, oder wissen nicht, wie Sie sich verhalten können. Machen Sie für alle transparent, wer gerade an was arbeitet, um Abhängigkeiten untereinander zu veranschaulichen.
Schaffen Sie einen guten Mix aus asynchroner und synchroner Kommunikation: Asynchrone Zeit ist wichtig für ein konzentriertes, störungsfreies Abarbeiten von Aufgaben. Synchrone Zeiten sind notwendig, um gemeinsam Ideen zu generieren und Probleme zu lösen. Wechseln sich diese beiden Kommunikationsformen jedoch zu häufig ab, macht dies das Team unproduktiv.
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4 Rollenklarheit
Je nach Teamart und Branche können manche Rollen wichtiger sein als andere. Das trifft auch auf hybride Teams zu.
- Der gestiegene Organisationsaufwand, der bei hybriden Teams unweigerlich entsteht, verlangt nach einem Koordinator im Team, der die Prozesse managt. Der Koordinator klärt Fragen wie: Was kann autonom ablaufen? Was muss von wem abgesegnet werden?
- Es ist hilfreich, die Rolle des Teamplayers zu besetzen. Der Teamplayer hat das gemeinsame Ziel des Teams stets im Blick und kooperiert gerne. Er unterstützt dabei, dass keine Wissenslücken entstehen und alle auf demselben Stand sind, trotz unterschiedlicher Erreichbarkeiten.
Eine gezielte Zuordnung und Kommunikation der Verantwortlichkeiten ist hier essenziel. So ist zu jedem Zeitpunkt klar, wer sich zum Beispiel um die Bestellung der technischen Ausstattung für die Homeoffice-Zeit kümmert oder wer jeden mit den neuesten Informationen versorgt.
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5 Feedback und Wertschätzung
Geben Sie Feedback nicht nur nach Erledigung der Aufgaben, sondern auch während des Arbeitsprozesses. So bleiben Sie auf dem Laufenden, können Zwischenergebnisse besprechen und Probleme klären
- Werden Sie selbst aktiv und fragen Sie nach, ob es Unklarheiten bei der Erledigung von Aufgaben gibt.
- Auf Distanz trauen sich viele Mitarbeitende nicht, bei auftretenden Problemen ihre Führungskraft zu
kontaktieren. Im Büro sieht das anders aus. Managen Sie diese Dysbalance im Team aktiv, indem Sie allen Teammitgliedern ähnliche Aufmerksamkeit geben.
6 Monitoring der Teameffektivität
Wie merken Sie, ob die Effektivität unter dem hybriden Arbeitsmodell leidet? Und wie schnell erkennen Sie neue Herausforderungen für Teams, die durch die gestiegene Komplexität der Zusammenarbeit entstehen?
Hilfreich sind:
- Kontinuierliche Erhebungen der Teampotenziale in Form von kurzen Team-Checks ermöglichen es, regelmäßig in die Teams „reinzuhorchen“ und deren Entwicklung zu verfolgen. Die Team-Effektivität wird trotz räumlicher Distanz im Auge behalten. Verschlechtert sich ein Entwicklungsbereich eines Teams deutlich, kann schnell interveniert werden.
- Am einfachsten ist es, wenn die Potenzialanalyse digital stattfindet und in wiederkehrenden Zyklen durchlaufen wird. Das bedeutet weniger Aufwand und eine deutlich leichtere Skalierbarkeit auf alle Teams der Organisation.
7 Besonderheiten in der schriftlichen Kommunikation
Die Zusammenarbeit im hybriden Team besteht zu einem großen Teil aus asynchroner Kommunikation, bei dem das Senden und Empfangen von Informationen zeitlich versetzt stattfindet. Die schriftliche Kommunikation stellt die Basis für den Austausch untereinander dar. In Textnachrichten ist es aber weitaus schwieriger, Emotionen und klare Intentionen auszudrücken.
- Oft kommt es vor, dass die Erwartungen falsch oder negativ interpretiert werden, Antworten oder erforderliche Aktionen ausbleiben.
- Des Weiteren kommt in hybriden Teams regelmäßig das „Free Rider“-Problem vor: „Ein anderer macht es, keiner fühlt sich angesprochen“.
8 Der richtige Team Meeting Mix
Vielleicht kennen Sie das folgende Szenario: Sie verwenden die richtige Technologie und Tools, um Online-Meetings mit dem Team durchzuführen. Die Tools sind intuitiv, die Technik ist schnell verfügbar und meistens auch nicht das Hauptproblem. Jede/r ist im Team-Meeting konzentriert dabei. Aber dennoch erfolgen danach oft nicht die besprochenen Aktionen, werden Aufgaben nicht erledigt oder es fehlt einfach am Engagement.
- Finden Sie den richtigen Mix aus virtuellen Meetings und realer Präsenz.
- Nichts ersetzt regelmäßige „Townhall“-Meetings mit anschließendem persönlichem Austausch vor Ort.
Fazit: Hybride Arbeitsmodelle bieten Flexibilität und die Möglichkeit, auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter besser einzugehen. Eine optimierte Work-Life-Balance führt häufig zu einem höheren Mitarbeiterengagement. Bevor Sie hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen einführen, ist es ratsam, die aktuelle Situation zu bewerten und die gewünschten Ziele zu berücksichtigen.
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