Neue Prozesse gefragt
Wenn es um „Zukunft der Arbeit“ oder „moderne Unternehmensführung“ geht, dann hört man immer wieder von der Systemtheorie. Doch was bedeutet das eigentlich?
Im Unternehmenskontext kommt der BWL eine große Bedeutung zu. Sie ist eine Lehre, welche die formalen Strukturen einer Organisation beschreibt – u.a. ihre Hierarchieverhältnisse, Prozesse, Regeln und Methoden. Dieses Wissen nutzen wir, um Organisationen zu verstehen und einen guten Umgang mit ihnen zu finden. Sie funktioniert prima, wenn es darum geht, Normen zu administrieren. Doch bei den modernen Problemen in Organisationen stößt sie an ihre Grenzen. Organisationen stehen heute unter einem hohen Wettbewerbsdruck. Um Kunden zu halten, sind sie darauf angewiesen, Innovationen hervorzubringen. Die bisherigen Prozesse bieten dafür keine Hilfestellung. Sie reproduzieren lediglich das bereits Vorhandene. Die „Neue Systemtheorie“ von Niklas Luhmann bietet hier einen hilfreichen Denkansatz. Sie bietet ein Erklärungsmodell für soziale Systeme und lässt damit auch einen neuen Blick auf Unternehmen zu.
Organisationen sind geschlossene Systeme
Der Ansatz der Systemtheorie besteht darin, dass der Mensch an sich nicht Teil des Unternehmens ist. Die Organisation wird vielmehr als ein geschlossenes System betrachtet, das ein Eigenleben führt. Das heißt, dass sich die Vorgänge ständig selbst generieren und dass ein Vorgang stets dem anderen logisch folgt. In der Fachsprache nennt man dies Autopoiese.
Aber was genau wird unter Vorgängen verstanden? – Im Unternehmen sind dies Kommunikationsereignisse, die aufeinander folgen. Solange ein System die Kommunikation fortsetzen kann, kann es überleben. Gelingt die Kommunikation in einer solchen Organisation nicht mehr, stirbt sie. Die Organisation wählt unbewusst Kommunikationsereignisse, die sich in der Vergangenheit bewährt haben.
Die menschliche Psyche ist ebenfalls ein System, wobei hier die Grundoperation nicht die Kommunikation ist, sondern die Gedanken, die produziert werden. Menschen können sprechen und zuhören, aber sie sind kein Kommunikationsereignis. Im Sinne eines Vorgangs im Unternehmen wird die Kommunikation als eigenständiger Prozess verstanden, der von keinem der beteiligten Personen kontrolliert oder gesteuert werden kann. Und eben weil die menschliche Psyche ein eigenes System ist, kann sie nicht Teil des sozialen Systems sein. Sie findet außerhalb statt und ist deshalb nur Umwelt des Unternehmens.
In der Systemtheorie nehmen wir Positionen ein
Das kann man sich vorstellen wie ein Schachspiel. Die Organisation ist das Spiel – mit all seinen Spielfiguren und Regeln. Aber sie bestehen beide nicht aus ihren Spielern. Das Spiel kann zwar ohne sie nicht gespielt werden, aber sie ändern an der Grundstruktur des Spiels nichts. Die Regeln stehen fest. Wenn die Menschen das Spiel beginnen, dann tun sie das als Spieler A und Spieler B. In diesem Rahmen ist es komplett egal, was A sonst noch für Hobbies pflegt. Sie besetzen lediglich die bereits vom Spiel konstruierten Positionen. Genauso ist es auch in jedem sozialen System. Die beteiligten Personen sind nichts als Konstruktionen des Sozialsystems. Es geht also nicht um den Menschen als Ganzes, sondern um die Rollen, in denen er steckt. Für jedes System gibt es eine andere Position, die immer durch das jeweilige Sozialsystem bereitgestellt wird. Die Psyche muss dann exakt die Kommunikation einspeichern, die zum System passt. Im Unternehmen nimmt also jede/-r Mitarbeiter*in eine Position ein. Aber die Positionen sind nicht immer optimal besetzt.
Deshalb haben wir die Software für Teamführung entwickelt. Mithilfe der Anwendung kann die Zusammenarbeit analysiert, die Teamdynamiken verstanden und das gesamte Unternehmen auf ein neues Leistungsniveau gehoben werden. Das Ganze stellen wir grafisch auf einem Spielfeld dar, welches sich über die Seiten Innovation, Entwicklung, Verbundenheit und Vernetzung erstreckt. Auf dem Spielfeld befinden sich 12 Positionen, die von den Teammitglieder*innen besetzt werden können. Die grafische Darstellung zeigt Positionslücken auf und bietet die Möglichkeit, die Aufstellung je nach Ziel anzupassen. Denn mit jedem neuen Ziel ändert sich die Gewichtung von Innovation, Entwicklung, Verbundenheit und Vernetzung.
Um eine optimale Besetzung der Positionen zu leisten, wird in einem ersten Schritt ein individuelles Profil jeder Mitspieler*in erstellt, welches die zentralen Werte und Passionen abbildet. Anhand des Profils können wir die passendsten Positionen ermitteln. Wieso ist das so wichtig? Weil es einfacher ist, in eine präferierte Position zu schlüpfen. Dadurch steigt die intrinsische Motivation und die Teamziele werden schneller und besser erreicht.
Ihr eigenes Werte-Profil können Sie sich hier kostenlos erstellen.
Die Regeln bestimmen das Spiel
Jedes Spiel und jede Organisation haben Regeln, an die man sich halten muss. Im Unternehmen bestimmen die kulturellen Regeln das Spiel. Sie geben vor, wie man sich kleidet, welche Dienstwege einzuhalten sind und welcher Umgangston gepflegt wird. Diese Regeln werden nicht beliebig gewählt, sie sind durch die Vergangenheit bestimmt. Bei jedem Kommunikationsvorgang erinnert man sich an die bisherigen Entscheidungen. Manche sind gut ausgegangen, manche weniger. Die erfolglosen werden nicht wiederholt und so werden über die Zeit hinweg bestimmte Kommunikationsereignisse wahrscheinlicher.
Handelt es sich um ein großes Sozialsystem, ist der Einfluss einer einzelnen Psyche gering. Da kann schon mal ein/-e Mitarbeiter*in kündigen und durch einen neuen ersetzt werden. Die Spielregeln ändern sich deshalb nicht. Bei einem kleinen Sozialsystem – sagen wir einem Unternehmen mit drei Personen, ist der Einfluss der einzelnen Psyche hoch. Die Auswechslung der Mitarbeiter*in kann also große Auswirkungen haben. Bei großen Unternehmen werden die Systeme komplexer. Umso wichtiger ist es, ein Business Intelligence Instrument zu haben, das diese Systeme und Spielfelder sichtbar werden lässt.
Muster erkennen
Hat man die soziale Systemtheorie verstanden und kann diese annehmen, eröffnen sich ganz neue Denkwege im Umgang mit einer Organisation – insbesondere bei der Suche nach den Ursachen für bestimmte Symptome.
Anstatt die Ursache an einem positiven oder negativen Ereignis bei einem Menschen zu suchen sollte man vielmehr nach dem Muster oder der Situation suchen, welche dieses Symptom hervorruft.
Wenn uns also missfällt, mit welcher Figur Spieler A welchen Zug macht, ist es wenig hilfreich, Spieler A einen Vorwurf zu machen. Viel hilfreicher ist es zu erkennen, dass dies eben der einzige Zug war, der nach den Spielregeln für den Spieler Sinn gemacht hat. Hier hilft uns – und vielleicht ja auch Ihnen – immer wieder die Frage: “Warum lohnt es sich für einen Mitarbeiter*in sich genau so zu verhalten, wie er oder sie es gerade tut?”
Je größer die Organisation, desto schwieriger ist es, transparente Arbeitsaufteilungen mit klaren Regeln zu verschaffen. Konflikte entstehen meist dort, wo Unklarheit herrscht. Mit unserer Software verschaffen wir Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen einen klaren Überblick über das Arbeitsgeschehen. Gemeinsam können neue Teams aufgestellt oder bestehende optimiert werden, Veränderungen gemeistern und ihre Performance gesteigert werden.
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